Entrevistas - Técnicas para Análise de Negócio.

Conforme descrito no tópico Técnicas para realizar um bom trabalho - Análise de Negócio, abordarei com mais detalhe a décima quarta técnica que define como se preparar para uma Entrevista de eliciação de requisitos.

Por definição do Babok, uma entrevista é uma abordagem sistemática desenhada para realizar a eliciação de informações, podendo ser com uma pessoa ou um grupo de pessoas, de maneira formal ou informal, realizando perguntas relevantes e as respostas são documentadas.

Tipos de Entrevistas

Entrevista Estruturada – Onde o entrevistador possui um conjunto de questões pré-definidas e procura as respostas para elas.

Entrevista Não-Estruturada – Onde os envolvidos (Entrevistador e Entrevistado (s)), discutem abertamente sobre os tópicos de interesse.

Como obter sucesso em uma entrevista?

Segundo o Babok, existem vários fatores para a obtenção do sucesso, incluindo, mas não limitando a:

- Nível de compreensão do domínio pelo entrevistado;
- Experiência do entrevistador na condução de entrevistas;
- Habilidade do entrevistador em documentar as discussões;
- Prontidão do entrevistado em fornecer informações relevantes;
- Grau de clareza do entrevistado enrolação ao que o negócio requer do sistema em discussão.
- Empatia (Rapport) do entrevistador com o entrevistado.

Preparação para a entrevista

Alguns critérios básicos devem ser seguidos para o uso da técnica de entrevista.

1. Defina o foco ou meta da entrevista.
2. Identificar qual (is) os entrevistados em potencial
3. Qual modelo de entrevista será adotado (Estruturada ou Não estruturada)
4. Como será o uso das perguntas, abertas (propicia o diálogo sobre o tema) ou fechadas (limita a resposta, exemplo quanto tempo o processo demora para ser executado)?
5. Organize as perguntas conforme a necessidade, podendo ser lógica ou pela prioridade sobre a solução.
6. Defina o local onde será realizada a entrevista (local, conferência, por telefone, etc.)

Abertura da Entrevista

Deve ser declarado o propósito da entrevista, atendendo qualquer preocupação inicial levantado pelo entrevistado e explicando que as anotações serão feitas e compartilhadas com o entrevistado ao final da entrevista.

Ao decorrer da entrevista

1. Mantenha o foco nas metas estabelecidas e perguntas pré-definidas.
2. Atender todas preocupações do entrevistado durante a entrevista, ou documente para dar prosseguimento pós-entrevista ou em uma próxima entrevista.
3. Pratique a escuta ativa para confirmar o que foi compreendido da informação oferecida em vários momentos ao longo da entrevista.

Encerramento da entrevista

Questione o entrevistado se existem áreas que tenham sido negligenciados durante a entrevista. Faça uma síntese da entrevista, relembrando a importância do processo da entrevista e informe quais são os próximos passos. Agradeça o entrevistado pelo seu tempo.

Pós-entrevista

Organize as informações coletadas e envie as anotações para o entrevistado fazer uma revisão. Documente a discussão da revisão, permitindo que o entrevistado tenha toda a informação no contexto relacionado. A revisão precisa ocorrer para evitar que informações tenham se perdido, por falta de documentação por parte do entrevistador ou por falta de informação do entrevistado.
Lembrando que a revisão não tem o foco de dizer se os requisitos são validos ou não, tão pouco se estão aprovados para inclusão nas entregas. Tem por objetivo determinar se a entrevista foi adequadamente documentada.

Quais são as vantagens?

Esta técnica pode ser utilizada em várias situações, encorajando os entrevistados a darem opiniões de forma privada o que relutariam para expressar publicamente. Mantendo sempre o foco nos objetivos que deve estar claro para as partes envolvidas no processo.

Quais são as desvantagens?

O uso único desta técnica não garante que a informação será concisa entre um grupo de partes interessadas. Necessita dedicação e envolvimento dos entrevistados – fonte de suas informações. Conforme a documentação das informações ocorre, podem ocorrer erros de interpretação por parte do redator / entrevistado. Além do risco de influenciar de modo não intencional o entrevistado.